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On les connaît tous, ces collègues qui semblent toujours au bord de la crise de nerfs.
Pour eux, chaque tâche est une urgence absolue et le moindre contretemps une catastrophe.
Travailler avec ce genre de personne peut vite devenir épuisant et nuire à la productivité de toute l’équipe. Mais pas de panique !
Avec quelques techniques simples, il est possible d’apaiser les tensions et de ramener un peu de sérénité dans votre environnement professionnel.
Voici 4 astuces concrètes pour gérer efficacement un collègue stressé qui voit des urgences partout.
1. Établissez des priorités claires
La première étape pour calmer un collègue survolté est de l’aider à prendre du recul et à hiérarchiser les tâches. Souvent, ces personnes ont du mal à distinguer ce qui est vraiment important de ce qui peut attendre.
Voici comment procéder :
- Organisez une réunion hebdomadaire pour passer en revue les projets en cours et définir ensemble les véritables priorités.
- Utilisez une matrice d’Eisenhower pour classer les tâches selon leur importance et leur urgence. Cet outil visuel aide à prendre conscience que tout ne peut pas être traité dans l’immédiat.
- Fixez des délais réalistes pour chaque tâche, en tenant compte de la charge de travail globale.
En impliquant votre collègue dans ce processus, vous l’aidez à mieux gérer son stress et à se concentrer sur l’essentiel. Petit à petit, il apprendra à relativiser et à mieux évaluer les véritables urgences.
2. Communiquez de manière claire et rassurante
La communication est la clé pour désamorcer les situations de stress. Avec un collègue anxieux, il est crucial d’adopter un ton calme et posé, tout en étant clair et précis dans vos échanges.
Quelques conseils pour une communication apaisante :
- Écoutez activement ses préoccupations sans l’interrompre. Parfois, le simple fait de se sentir entendu peut réduire l’anxiété.
- Reformulez ses propos pour vous assurer d’avoir bien compris et montrer que vous prenez ses inquiétudes au sérieux.
- Utilisez des phrases rassurantes comme « Ne t’inquiète pas, on va trouver une solution » ou « On a encore le temps de s’en occuper ».
- Évitez les expressions qui pourraient amplifier son stress, comme « Dépêche-toi » ou « C’est pour hier ! ».
Une communication bienveillante et structurée aidera votre collègue à se sentir soutenu et à aborder les tâches avec plus de sérénité.
3. Mettez en place des outils de gestion du temps
Les personnes qui perçoivent tout comme urgent manquent souvent de repères temporels. En introduisant des outils de gestion du temps efficaces, vous pouvez les aider à mieux s’organiser et à réduire leur niveau de stress.
Voici quelques outils utiles :
- Un logiciel de gestion de projet comme Trello ou Asana pour visualiser l’avancement des tâches et les échéances.
- La technique Pomodoro : travaillez par sessions de 25 minutes, suivies de pauses de 5 minutes. Cela aide à rester concentré et à éviter la sensation d’urgence permanente.
- Un agenda partagé pour planifier les tâches et les réunions. Cela permet à chacun d’avoir une vue d’ensemble des délais à respecter.
Encouragez votre collègue à utiliser ces outils et montrez-lui comment ils peuvent l’aider à mieux gérer son temps et son stress. Avec de la pratique, il apprendra à mieux estimer la durée des tâches et à planifier son travail de manière plus réaliste.
4. Montrez l’exemple en restant zen
Votre attitude face au stress peut grandement influencer celle de votre collègue. En restant calme et positif, même dans les situations tendues, vous créez une atmosphère plus sereine qui peut déteindre sur les autres.
Quelques façons de montrer l’exemple :
- Gardez votre sang-froid face aux imprévus. Montrez que vous pouvez gérer les problèmes sans paniquer.
- Prenez des pauses régulières et encouragez votre collègue à faire de même. Un petit break peut faire des merveilles pour réduire le stress.
- Célébrez les petites victoires de l’équipe. Cela aide à relativiser les difficultés et à maintenir une ambiance positive.
- Pratiquez des techniques de relaxation comme la respiration profonde ou la méditation, et partagez ces méthodes avec votre collègue.
En adoptant une attitude zen et en partageant vos astuces anti-stress, vous pouvez progressivement influencer positivement le comportement de votre collègue anxieux.
Quand la situation devient ingérable
Malgré tous vos efforts, il peut arriver que le comportement de votre collègue reste problématique et affecte sérieusement le travail de l’équipe. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à en parler à votre supérieur hiérarchique ou aux ressources humaines.
Voici comment procéder :
- Documentez les incidents : notez les situations où le comportement de votre collègue a eu un impact négatif sur le travail.
- Préparez un entretien avec votre responsable en restant factuel et en évitant les jugements personnels.
- Proposez des solutions : suggérez par exemple une formation en gestion du stress pour toute l’équipe.
L’objectif n’est pas de vous plaindre, mais de trouver une solution constructive pour améliorer la situation de travail de tous.
Les bénéfices à long terme
Gérer un collègue stressé qui voit des urgences partout demande de la patience et de la persévérance. Mais les efforts que vous déployez peuvent avoir des retombées positives bien au-delà de votre relation avec cette personne :
- Amélioration de l’ambiance générale au sein de l’équipe
- Augmentation de la productivité grâce à une meilleure gestion des priorités
- Développement de vos propres compétences en gestion du stress et en communication
- Renforcement de la cohésion d’équipe face aux défis
En appliquant ces techniques, non seulement vous aidez votre collègue à mieux gérer son stress, mais vous contribuez aussi à créer un environnement de travail plus serein et efficace pour tous.
Conclusion
Travailler avec une personne qui pense que tout est urgent peut être un véritable défi. Mais avec de la patience, de la communication et les bonnes techniques, il est possible de transformer cette situation en une opportunité d’amélioration pour toute l’équipe. En établissant des priorités claires, en communiquant de manière rassurante, en utilisant des outils de gestion du temps efficaces et en montrant l’exemple, vous pouvez aider votre collègue à mieux gérer son stress et à travailler de manière plus sereine.
N’oubliez pas que le changement prend du temps. Restez positif et persévérant dans votre approche. Avec le temps, vous verrez probablement une amélioration significative non seulement dans le comportement de votre collègue, mais aussi dans l’ambiance générale de votre équipe. Et qui sait ? Vous pourriez même devenir le « guru zen » du bureau, celui vers qui tout le monde se tourne quand le stress monte !
