Comprendre enfin les différences entre Cc et Cci pour un email

Depuis l’avènement des technologies de communication, notamment avec l’apparition du courrier électronique, notre quotidien est rythmé par l’envoi et la réception de messages.

Parmi les fonctionnalités offertes par les services de messagerie, les champs « Cc » et « Cci » suscitent souvent des interrogations. Pourquoi ces deux options existent-elles ? Quelle est la différence entre elles ?

Comment les utiliser à bon escient pour optimiser sa communication professionnelle et personnelle ?

Cet article exhaustif vous dévoile les secrets du « Cc » et du « Cci » et vous offre des conseils pratiques pour maîtriser ces outils essentiels de la correspondance électronique.

Le courriel : un outil de communication incontournable à maîtriser

Même si l’essor des réseaux sociaux et des applications de messagerie instantanée a modifié notre façon de communiquer, le courriel reste un moyen de communication privilégié, notamment dans le milieu professionnel.

Comprendre et maîtriser les différentes fonctionnalités offertes par les services de messagerie électronique est donc essentiel.

1. Historique et évolution du courriel : Inventé en 1971 par l’ingénieur américain Ray Tomlinson, le courriel a connu une popularisation rapide à partir des années 1990 avec l’essor d’Internet. Les services de messagerie gratuits tels que Hotmail, Yahoo! Mail ou encore Gmail ont contribué à démocratiser son usage.
2. Le courriel dans le monde professionnel : Avec l’apparition des smartphones et des tablettes, le courriel est devenu un outil de communication omniprésent dans les entreprises. Il permet d’échanger des informations, de partager des documents, de planifier des réunions ou encore de gérer les relations avec les clients et les partenaires.
3. Les fonctionnalités du courriel : Au-delà de l’envoi et de la réception de messages, les services de messagerie électronique offrent de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la communication et la gestion de l’information. Parmi elles, les champs « Cc » et « Cci » sont incontournables.

Le champ « Cc » : une fonctionnalité pour partager l’information

Le champ « Cc », pour « Carbon Copy » en anglais, est un champ optionnel que l’on retrouve dans la rédaction des courriels.

Il permet d’inclure des destinataires secondaires dans une conversation électronique, c’est-à-dire des personnes à qui l’on souhaite transmettre une copie du message sans pour autant les impliquer directement dans la conversation ou attendre une réponse de leur part.

• Les avantages du champ « Cc » : Utiliser le champ « Cc » présente plusieurs atouts. Tout d’abord, il permet de tenir informées certaines personnes de l’évolution d’une situation ou d’un projet sans les solliciter directement. De plus, il évite la surcharge de la boîte de réception des destinataires principaux en ne leur envoyant qu’un seul message.
• Les limites du champ « Cc » : Si le champ « Cc » offre des avantages indéniables, il présente des limites. En effet, l’utilisation abusive du « Cc » peut entraîner une surinformation et une perte de temps pour les destinataires secondaires. De plus, il peut créer une certaine confusion dans la communication, notamment lorsqu’une réponse est attendue de la part des destinataires « Cc ».

Le champ « Cci » : une fonctionnalité pour préserver la confidentialité

Le champ « Cci », pour « Copie Carbone Invisible » en français ou « Bcc » pour « Blind Carbon Copy » en anglais, est un champ optionnel que l’on retrouve dans la rédaction des courriels.

Il permet d’inclure des destinataires secondaires dans une conversation électronique sans que les autres destinataires (principaux et « Cc ») ne soient informés de leur présence. Ainsi, les destinataires « Cci » reçoivent une copie du message sans que leur adresse électronique ne soit visible pour les autres.

1. La préservation de la confidentialité : L’utilisation du champ « Cci » est particulièrement recommandée lorsque l’on souhaite préserver la confidentialité des destinataires. Par exemple, lors de l’envoi d’un courriel à plusieurs personnes qui ne se connaissent pas, il est préférable de mettre leurs adresses électroniques en « Cci » pour éviter de dévoiler leur identité.
2. La lutte contre les spams et les courriels indésirables : Le champ « Cci » permet de lutter contre les spams et les courriels indésirables. En effet, en mettant les adresses électroniques en « Cci », on évite la diffusion de ces dernières à des tiers, qui pourraient les utiliser à des fins malveillantes.
3. La gestion des réponses : L’utilisation du champ « Cci » peut faciliter la gestion des réponses. En effet, si un destinataire « Cci » souhaite répondre au message, sa réponse ne sera envoyée qu’à l’expéditeur et non à l’ensemble des destinataires (principaux et « Cc »).

Comment utiliser les champs « Cc » et « Cci » de manière efficace et appropriée ?

Si les champs « Cc » et « Cci » offrent des fonctionnalités intéressantes et utiles, leur utilisation doit être adaptée en fonction des situations et des objectifs de communication.

Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de ces options et optimiser sa communication électronique.

• Choisir judicieusement les destinataires « Cc » et « Cci » : Avant d’ajouter des destinataires dans les champs « Cc » et « Cci », il est important de se demander si leur présence est réellement nécessaire et pertinente. Il convient de ne pas abuser de ces fonctionnalités pour éviter la surinformation et le désordre dans la communication.
• Privilégier la confidentialité avec le champ « Cci » : Lorsque l’on envoie un courriel à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas ou dont les adresses électroniques doivent rester confidentielles, il est préférable d’utiliser le champ « Cci ». Cela évite la diffusion des adresses électroniques et préserve la vie privée des destinataires.
• Utiliser le champ « Cc » pour informer sans solliciter directement : Le champ « Cc » doit être utilisé pour inclure des destinataires qui doivent être informés de la conversation, mais qui ne sont pas directement concernés ou sollicités. Cela permet de les tenir au courant sans les impliquer inutilement dans la communication.
• Gérer les réponses avec précaution : Lorsque l’on reçoit un courriel avec des destinataires en « Cc » ou en « Cci », il est important de faire preuve de vigilance lors de la réponse. Si l’on souhaite que la réponse soit envoyée uniquement à l’expéditeur, il convient de sélectionner l’option « Répondre » et non « Répondre à tous ». De même, si l’on souhaite inclure de nouveaux destinataires en « Cc » ou en « Cci » dans la réponse, il est nécessaire de les ajouter manuellement.
• Respecter les règles de politesse et de courtoisie : L’utilisation des champs « Cc » et « Cci » doit se faire dans le respect des règles de politesse et de courtoisie. Il est important de ne pas en abuser et de toujours informer les destinataires de la raison de leur présence en « Cc » ou en « Cci », si cela est nécessaire.

Les champs « Cc » et « Cci » sont des fonctionnalités essentielles du courrier électronique qui, lorsqu’elles sont utilisées à bon escient, permettent d’améliorer la communication et de préserver la confidentialité des destinataires. Il est donc crucial de bien comprendre leur fonctionnement, de les utiliser de manière appropriée et de respecter les règles de politesse et de courtoisie pour optimiser sa communication électronique, tant sur le plan professionnel que personnel.