Obligation pour les entreprises à partir de 50 salariés, la BDES est une contrainte administrative qui peut parfois s’avérer lourde. Il s’agit d’un document, qui peut être numérique ou non, et qui implique a mise à disposition à un nombre restreint d’acteurs de l’entreprise, de données parfois sensibles.
La réalisation de la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) et sa mise à jour sont donc des actions qui se doivent d’être menées avec le plus de soin possible : l’idée sera bien sûr d’être conforme à la législation, mais aussi de sécuriser un maximum les données concernées, tout en choisissant une solution qui soit simple à mener au quotidien.
Cela permet en effet de ramener la contrainte à une formalité plus simple, au regard de la quantité importante d’informations qui se doivent d’y figurer.
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La gestion sensible de la BDES et de ses données
La BDES est la Base de données économiques et sociales de l’entreprise. Celle-ci contient un certain nombre de renseignements liés au fonctionnement de la société concernée, ainsi qu’à son évolution dans le temps.
Plusieurs contraintes sont liées à cette base de données : notamment, il s’agit d’un document relativement fourni, qui nécessitera le recueil de nombreuses informations variées liées à l’entreprise. Il sera également nécessaire de réaliser des mises à jour fréquentes de ce document, et c’est une tâche qui incombe au chef d’entreprise la plupart du temps, ou à certaines personnes habilitées. Ce travail administratif chronophage n’est pas toujours simple à mener sans entraver la productivité. Enfin, la BDES est une base sensible : les informations qui s’y trouvent doivent faire l’objet d’une grande prudence, aussi bien dans leur manipulation que leur mise à disposition. Seuls certains acteurs sont habilités à y avoir accès, comme le comité d’entreprise par exemple, ou les délégués syndicaux et du personnel.
Cela implique dont qu’il faille trouver une solution de gestion de la BDES qui soit efficace, rapide, mais aussi sécurisante. Une grande confidentialité est nécessaire, et la gestion papier de ce type de document n’est pas suffisante en termes de sécurité. Il sera donc plus pertinent d’opter pour une solution numérique, permettant une meilleure sécurisation, un cryptage des données, et un accès restreint, sur la base d’un code d’accès ou d’un mot de passe.
Gérer la BDES au quotidien : des logiciels et solutions en ligne
Ainsi, pour gagner du temps et être en accord avec la législation, il sera conseillé d’opter pour une solution BDES donc plus performante que de simples documents. Généralement, les entrepreneurs choisissent des logiciels dédiés, ou des SAAS dont le but sera d’en faciliter la gestion au quotidien.
Les budgets peuvent être variés pour ce type de programme, néanmoins il ne représente pas un investissement trop important. Cela permet aux entreprises concernées de trouver facilement un logiciel adapté et efficace, sans dépasser un budget raisonnable.
